Página web e INTRANET de la Asoc. Antiguos Alumnos Colegio Inmaculada

Introducción

A comienzos de 2009 la nueva junta directiva de la Asociación de Antiguos Alumnos del Colegio de la Inmaculada (Gijón) me encargó desarrollar un proyecto mediante el cual se solucionasen los problemas de comunicación con los asociados, así como actualizar los datos completamente obsoletos que esta tenía en su base de datos.

La primera parte estaba clara: crear una página web. Esto solucionaba solo el 50% del problema, ya que es importante que los asociados conozcan las actividades y eventos que celebra la Asociación, pero no ayuda a recibir información de los usuarios. Aprovechando las nuevas tendencias y aplicaciones actuales de Internet, me di cuenta de que lo que se necesitaba era una pequeña Red Social o Intranet. Las Redes Sociales son formas de interacción social, definida como un intercambio dinámico entre personas, grupos e instituciones. Son un sistema abierto y en construcción permanente que involucra a conjuntos de personas que se identifican en los mismos valores, las mismas necesidades y que se organizan para potenciar sus recursos. Aprovechando sus ventajas, especialmente el nivel de integración que ya tienen con los usuarios de Internet y sus resultados probados, decidí unirlas a las que a su vez tienen las Intranets para crear el Alumni Panel.

Especificaciones técnicas

Se trataba de crear una página web sencilla e intuitiva para informar de todo lo referente a la Asociación y un sistema para poner en contacto a más de 7000 Antiguos Alumnos repartidos por muchos países del mundo con una herramienta muy fácil de usar, dado que la edad y conocimientos sobre Internet de los usuarios abarcan un campo demasiado amplio.

Uno de los escollos fue sin duda la base de datos original con la que tuve que trabajar. Estaba en formato de Access 95, completamente obsoleta en lo que a información se refiere y con graves problemas de consistencia.

Muy importante destacar que, puesto que se iba a trabajar con datos personales sensibles de muchas personas, la página web debe cumplir todos los requisitos de seguridad en las conexiones y envío de datos para formalizar todo lo estipulado en la LOPD de la Agencia de Española de Protección de Datos.

Estas son algunas características técnicas del servidor: 5 GB de espacio en disco, 75 GB de transferencia mensual, PHP 5, MySQL, certificados de seguridad SSL,...

La base de datos

Para trabajar directamente con el servidor web, el primer paso consistió en pasar la base de datos de Access 95 a MySQL. Después fue necesario solucionar los problemas internos de coherencia de los datos. Entre otros problemas, había multitud de registros duplicados y erróneos. Finalmente fue necesario añadir muchas tablas sobre todo para facilitar el uso y actualización de los datos, como ayudas automáticas para la selección de estudios y profesión, para completar el servicio ofrecido con un gestor completo de mensajería interna y noticias, y para ofrecer las opciones de configuración y los permisos de acceso a la información personal por parte de los compañeros.

Página web pública

La parte pública es una página web estandar. Son varias secciones generales, la mayoría de ellas se cargan de la base de datos. Todas las páginas tienen un bloque a la derecha donde se ubica el buscador, se informa sobre la sección en la que se está, hay una pequeña lista con los últimos usuarios actualizados en la Intranet y un contador de usuarios asociados y, según el apartado, un resumen de las noticias. Este es un resumen de las secciones:

  • Página de inicio: bienvenida de la Asociación, bloque con un anuncio invitando a registrarse en el Alumni Panel y últimas noticias sobre la Asociación.
  • Noticias: listado paginado de todas las noticias de la Asociación desde 2009.
  • Intranet: formulario para darse de alta en el Alumni Panel rellenando unos simples datos personales.
  • Historia: resumen con los hechos más importantes relativos a la propia Asociación y al Colegio desde su fundación.
  • Enlaces: listado de páginas webs referentes al mundo de los Antiguos Alumnos y los Jesuitas, como la Federación Española de A.A.A y ONG's como Entreculturas.
  • Contacto: información de las opciones para contactar con la Asociación (e-mail, teléfono, mapa de localización...)

Se completa con otras opciones en el menú inferior como son el "Mapa web", el "Aviso Legal" y una página dedicada a la "Accesibilidad" explicando los atajos y las teclas de acceso (accesskey) para facilitar el acceso a la página a los usuarios en general y a las personas discapacitadas en particular, ya que la web sigue las normas WAI (Web Accessibility Initiative).

ALUMNI PANEL

Es una pequeña red social desarrollada para facilitar la comunicación entre los asociados y para que la propia Asociación pueda actualizar fácilmente la información de estos. Tras loguearse en la parte pública, se accede a una página con un diseño más completo y un amplio conjunto de herramientas que paso a explicar a continuación:

  • Inicio: un resumen de toda la información de la Intranet y del propio asociado. Varios bloques muestran la información respectiva a cada sección y puede acceder a ella a través de enlaces.
  • Mi Perfil: dividido en varios bloques, en unos pocos clicks el usuario puede actualizar toda su información personal, incluyendo la información de contacto y de formación y empleo, así como una foto. Esta es la parte que se ha desarrollado pensando en que sean los propios Antiguos Alumnos los que modifiquen su información y la Asociación la tenga actualizada.
  • Mis Mensajes: es un completo gestor de correo interno entre los asociados. Funciona de forma semejante a cualquier gestor conocido, como Gmail o Hotmail. Los asociados pueden enviar mensajes diréctamente a sus compañeros, pueden guardarlos y leerlos posteriormente. Se da la opción de que dicho mensaje llegue también a la cuenta de correo externo del destinatario.
  • Mis Noticias: es una vieja tradición de la Asociación que se tenía en la época de la revista en papel y consiste en las noticias que envían los asociados sobre su persona y quieren compartir con los demás. Noticias del estilo de bodas, nacimientos, premios,... un poco de prensa rosa que también se conocía antes como el "Hola Colegial".
  • Páginas3A: esas noticias que envían los asociados, tras ser comprobadas, se publican en esta revista interna de la Asociación. Se muestra un listado con las últimas actualizadas, una foto y tiene un potente buscador para encontrar las noticias guardadas en la hemeroteca.
  • Configuración: opciones generales para controlar el uso de la cuenta.
  • Búsqueda: sin duda una de las secciones más importantes. Los asociados pueden buscar a los compañeros a través de este potente buscador con numerosas opciones: por el nombre o alguno de los apellidos, en listados ordenados alfábeticamente por el primer apellido o, el más utilizado, por cada promoción. En los resultados se marca aquellos usuarios que están activados en este servicio para poder acceder a su perfil, ver la información pública y ponerse en contacto con diréctamente ellos.

En continuo desarrollo

Como toda red social, el Alumni Panel está en continuo desarrollo. Estudiaremos el uso del mismo por parte de los asociados y estaremos atentos a las necesidades y cambios que nos propongan. De hecho, tras unos pocos días de uso, ya nos hemos dado cuenta de la necesidad de hacer ligeras modificaciones. También se añadirán nuevas secciones. Este es un adelanto:

  • Fotos con historia: los asociados podrán compartir y comentar fotos de la historia del Colegio y la Asociación.
  • Tinta colegial: textos, historias y recuerdos literarios referentes a la Asociación.
  • Hemeroteca: las alusiones y el protagonismo colegial en los medios de comunicación.

Conclusiones del proyecto

Es un proyecto grande y ambicioso para tener una herramienta de comunicación para la Asociación y más de 7000 personas. Desde el punto de vista personal, ha sido sin duda un gran reto crear una pequeña red social, apoyándome siempre en las opciones y experiencia de nuestras "hermanas mayores" (Facebook, MySpace,...). Han sido dos largos meses de trabajo, pero el resultado está siendo más que satisfactorio.

Por el momento se están cumpliendo todas las expectativas que esta herramienta había generado en el entorno colegial, con más de 200 altas y 1500 visitas en los 3 días desde su publicación. Se han satisfecho todos los requisitos de la Asociación y los usuarios están encantados con el Alumni Panel.

Más información

La presentación oficial fue el 24 de Abril de 2009 en el Paraninfo del Colegio Inmaculada. Asistieron numerosos antiguos alumnos y también algunos medios de comunicación. El Comercio publicó un artículo al respecto tanto en su versión de papel como en Internet en el que se hace referencia a mi trabajo:

Ver artículo sobre el Alumni Panel en El Comercio

Figura 1: Página de inicio web pública

Figura 1: Página de inicio web pública

Figura 2: Enlaces

Figura 2: Enlaces

Figura 3: Contacto

Figura 3: Contacto

Figura 4: Alta en la Intranet

Figura 4: Alta en la Intranet

Figura 5: Página de inicio de Intranet

Figura 5: Página de inicio de Intranet

Figura 6: Gestor de correo interno

Figura 6: Gestor de correo interno

Figura 7: Revista Páginas3A

Figura 7: Revista Páginas3A

Figura 8: Búsqueda de usuarios

Figura 8: Búsqueda de usuarios


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